REGISTRO DOCUMENTAL (MEDIANTE FORMULARIOS IMPRESOS)

Para efectuar el registro documental de información a través de formularios impresos, la MAE o el Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa, deberá solicitar autorización al Órgano Rector justificando que la entidad no cuenta con acceso a internet. Esta autorización deberá ser renovada anualmente. 

5.2.1 Procedimiento para la autorización de registro documental Para poder enviar información al SICOES mediante Formularios impresos la entidad deberá seguir el siguiente procedimiento: 

a) La entidad deberá solicitar autorización para el uso de formularios impresos a través del Formulario 002 y enviarlo vía correo regular o fax debidamente firmado por la MAE o el Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa. 

b) En este formulario se deberá señalar y justificar que no existe conexión a Internet en la entidad, ni en la localidad en la que se encuentra ubicada. Dicha solicitud tiene carácter de declaración jurada. 

c) La respuesta a esta solicitud, será enviada a la entidad mediante fax o correo regular.

d) Las entidades que cuenten con autorización para el envío de formularios impresos, deberán renovar la misma anualmente, de manera previa al inicio de las contrataciones de cada gestión. Alternativamente si estas entidades lo desean, podrán habilitar usuario administrador /o usuarios de registro para poder enviar información a través de Internet.

5.2.2 Medios de envío Se establecen los siguientes medios de envío de Formularios impresos: 

a) Vía fax. 

b) Correo postal.

c) Personalmente. 

d) Correo electrónico (únicamente para formularios digitalizados y documentación respaldatoria). Los formularios impresos deben contar con la firma del responsable del envío de la información, caso contrario no serán considerados válidos. Los DBC deberán ser remitidos en medio magnético (CD o disquete) o al correo electrónico convocatorias@sicoes.gov.bo 

5.2.3 Rechazo de Formularios impresos Serán rechazados los Formularios impresos cuando: 

a) La entidad no cuente con autorización para el uso de medios impresos. 

b) No estuvieran correctamente llenados, existieran omisiones en la información requerida o no se encontraran firmados, en cuyo caso, la información no será introducida al SICOES. Los Formularios con información incompleta no serán considerados como un envío válido.

El rechazo será enviado a la entidad vía fax, correo regular o correo electrónico.