Otra información no relativa a procesos de contratación

FORMULARIOS, PLAZOS Y CONDICIONES PARA EL REGISTRO DOCUMENTAL - II

FORMULARIOS, PLAZOS Y CONDICIONES PARA EL REGISTRO DOCUMENTAL - I

El registro de información documental deberá efectuarse completando y enviando los Formularios SICOES (impresos) diseñados para tal efecto, dentro de los plazos definidos en el punto anterior (procedimientos, plazos y condiciones para el registro en línea), salvo lo siguiente: 

􀂃 Convocatorias para inicio de proceso de contratación, que deberán ser remitidas al SICOES dos (2) días hábiles antes de la fecha establecida para su publicación. 

􀂃 Ampliación de plazo de presentación de propuestas, que deberá ser remitida al SICOES un (1) día hábil antes de la fecha establecida inicialmente para la presentación de propuestas. 

􀂃 Convocatoria para aclaración de propuestas, que deberá ser remitida al SICOES un (1) día hábil antes de la fecha establecida para su publicación. 

􀂃 Reanudación, que deberá ser remitida al SICOES un (1) día hábil antes de la fecha establecida para la reanudación del proceso.

El envío de los Formularios SICOES deberá considerar los mismos procedimientos, condiciones y documentación de respaldo definidas en el punto anterior (procedimientos, plazos y condiciones para el registro en línea). 

La documentación de respaldo señalada en el punto 6 deberá ser remitida en fotocopia simple o medio magnético. Los Documentos Base de Contratación o aquellos documentos que superen las veinte (20) hojas deberán remitirse obligatoriamente en medio magnético (CD o similar). Los Formularios SICOES a ser utilizados por las entidades que no tengan acceso a internet son los siguientes:

􀂃 Información del proceso de contratación

Otra información no relativa a procesos de contratación

Esta información no corresponde a procesos de contratación. Para este efecto se han definido los siguientes procedimientos para la remisión de información:

Información circunstancial - Part 4

Información circunstancial - Part 3

Información circunstancial - Part 2

Información circunstancial - Part 1

Esta información debe ser registrada de acuerdo con los acontecimientos que se susciten en el proceso de contratación:

PROCEDIMIENTOS, PLAZOS Y CONDICIONES PARA EL REGISTRO EN LÍNEA - Gráfica 3

PROCEDIMIENTOS, PLAZOS Y CONDICIONES PARA EL REGISTRO EN LÍNEA - Gráfica 2

PROCEDIMIENTOS, PLAZOS Y CONDICIONES PARA EL REGISTRO EN LÍNEA - Gráfica 1

INFORMACIÓN OBLIGATORIA

REGISTRO DOCUMENTAL (MEDIANTE FORMULARIOS IMPRESOS)

Para efectuar el registro documental de información a través de formularios impresos, la MAE o el Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa, deberá solicitar autorización al Órgano Rector justificando que la entidad no cuenta con acceso a internet. Esta autorización deberá ser renovada anualmente. 

5.2.1 Procedimiento para la autorización de registro documental Para poder enviar información al SICOES mediante Formularios impresos la entidad deberá seguir el siguiente procedimiento: 

a) La entidad deberá solicitar autorización para el uso de formularios impresos a través del Formulario 002 y enviarlo vía correo regular o fax debidamente firmado por la MAE o el Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa. 

b) En este formulario se deberá señalar y justificar que no existe conexión a Internet en la entidad, ni en la localidad en la que se encuentra ubicada. Dicha solicitud tiene carácter de declaración jurada. 

c) La respuesta a esta solicitud, será enviada a la entidad mediante fax o correo regular.

d) Las entidades que cuenten con autorización para el envío de formularios impresos, deberán renovar la misma anualmente, de manera previa al inicio de las contrataciones de cada gestión. Alternativamente si estas entidades lo desean, podrán habilitar usuario administrador /o usuarios de registro para poder enviar información a través de Internet.

5.2.2 Medios de envío Se establecen los siguientes medios de envío de Formularios impresos: 

a) Vía fax. 

b) Correo postal.

c) Personalmente. 

d) Correo electrónico (únicamente para formularios digitalizados y documentación respaldatoria). Los formularios impresos deben contar con la firma del responsable del envío de la información, caso contrario no serán considerados válidos. Los DBC deberán ser remitidos en medio magnético (CD o disquete) o al correo electrónico convocatorias@sicoes.gov.bo 

5.2.3 Rechazo de Formularios impresos Serán rechazados los Formularios impresos cuando: 

a) La entidad no cuente con autorización para el uso de medios impresos. 

b) No estuvieran correctamente llenados, existieran omisiones en la información requerida o no se encontraran firmados, en cuyo caso, la información no será introducida al SICOES. Los Formularios con información incompleta no serán considerados como un envío válido.

El rechazo será enviado a la entidad vía fax, correo regular o correo electrónico.

Inscripción de Entidades Desconcentradas, Programas y/o Proyectos para el registro de Contrataciones

Cuando la entidad cuente con entidades desconcentradas, programas y/o proyectos que ejecutan sus procesos de contratación a través de su propia unidad administrativa, la MAE de la entidad podrá solicitar su inscripción en el SICOES para que realicen el registro de sus procesos de contratación independientemente de la entidad cabeza de sector. 

Esta solicitud deberá ser realizada enviado el Formulario 001 de Solicitud de habilitación de Usuarios y actualización de datos de la entidad, debidamente firmado y en original, adjuntando la documentación legal que demuestre la desconcentración de la entidad para la ejecución de los procesos de contratación.

Inscripción de entidades de reciente creación

El registro de entidades de reciente creación que cuenten con código institucional se efectuará utilizando el Formulario 001 (Solicitud de habilitación de Usuarios y actualización de datos de la entidad), mediante el cual procederá la habilitación de usuarios para dicha entidad. Se deberá adjuntar la documentación que respalde su creación y la asignación de código institucional.

Procedimiento para registro de usuarios

El procedimiento para efectuar el registro de usuarios a través de Internet es el siguiente: 

a) La entidad deberá remitir el Formulario 001 (Solicitud de habilitación de Usuarios y actualización de datos de la entidad), en forma impresa, vía fax o correo regular, debidamente firmado por la Máxima Autoridad Ejecutiva o el Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa, solicitando la inscripción de un Usuario Administrador en el SICOES. 

b) Una vez registrado el Usuario Administrador, éste podrá administrar las cuentas de usuarios de la entidad y solicitar la inscripción de Usuarios de Registro a través del sistema. 

c) El SICOES asignará un nombre de usuario y contraseña de acceso a cada usuario, datos que le serán remitidos en sobre cerrado.

Tipos de usuario

Se definen los siguientes tipos de usuarios: 

􀂃 Usuario Administrador 

Cada entidad deberá habilitar en el sistema a un Usuario Administrador, quién deberá cumplir con las siguientes funciones: 

a) Solicitar la inscripción de Usuarios de Registro. 

b) Actualizar permanentemente los datos de la entidad. 

c) Dar de baja a Usuarios de Registro que hayan sido relevados de esta función. 

d) Mantener actualizado el registro de los usuarios de la entidad. 

e) Registrar en la Base de Datos del SICOES a empresas o personas naturales que se hubieran presentado a procesos de contratación de la entidad y que no se encontraran registrados en el sistema. 

  􀂃 Usuario de Registro 

Los usuarios de Registro deberán efectuar la publicación en el SICOES dentro de los plazos establecidos. La entidad podrá solicitar la inscripción de la cantidad de Usuarios de Registro que considere pertinente de acuerdo al volumen de procesos, la estructura de la entidad, las unidades que intervienen en la ejecución del proceso de contratación u otros criterios.

MEDIOS DE REGISTRO EN EL SICOES

REGISTRO EN LÍNEA 

Las entidades públicas con acceso a Internet registrarán la información detallada en las NB-SABS y en el presente manual, mediante los usuarios habilitados para este efecto, utilizando los programas informáticos disponibles en el sitio Web del SICOES (www.sicoes.gov.bo). Los programas de registro permiten almacenar la información de manera Temporal, como un borrador que podrá ser editado y publicado posteriormente. La información que se encuentra en estado Temporal, no es de conocimiento público, por lo tanto no se considera información válida. La información podrá permanecer en estado Temporal por un plazo máximo de diez (10) días calendario a partir de la última fecha de modificación de la información, transcurrido este plazo, si la información no hubiese sido publicada en el sistema de manera definitiva, será eliminada. Se exceptúa de esta restricción al Programa Anual de Contrataciones. Una vez que la información es publicada de manera definitiva, el sistema emitirá automáticamente una Confirmación de Publicación, como constancia oficial de que la entidad cumplió con el registro en el SICOES. Esta constancia tiene la misma validez que un formulario con sello de recepción del SICOES y la entidad podrá imprimirla e incluirla en el expediente del proceso. El sistema almacena el número de confirmación y la fecha de generación para fines de control.

CÓDIGO ÚNICO DE CONTRATACIONES ESTATALES (CUCE)

Es el código asignado de forma automática a través del SICOES a cada proceso de contratación, para identificarlo de manera única. Este código debe ser asignado a todas las contrataciones mayores a Bs20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS) independientemente de la fuente de financiamiento o la normativa bajo la cual se efectúe el proceso de contratación. Las contrataciones por excepción señaladas en los incisos i) y l) del Artículo N° 65 de las NB-SABS no requieren ser registradas en el SICOES, independientemente del monto, por lo que se exceptúan del registro de información señalado en el presente Manual. La asignación del CUCE procederá de la siguiente manera: 

4.1 Para procesos efectuados con convocatoria pública. El CUCE se asignará al inicio del proceso con la publicación de la convocatoria pública en las modalidades ANPE, Licitación Pública, Contratación por Excepción con convocatoria pública, Contrataciones con Objetos Específicos, contrataciones con norma específica de excepción y otras modalidades definidas por el Organismo Financiador o normativa que requieran publicación de convocatoria. 

4.2 Para procesos de contratación directa o que no requieren convocatoria pública. El CUCE se asignará después de la suscripción del contrato o emisión de la orden de compra en las modalidades de Contratación por Excepción, Contratación Directa de Bienes y Servicios, Contratación por Desastres y/o Emergencias, contrataciones con norma específica de excepción y otras modalidades definidas por el Organismo Financiador que no requieran publicación de convocatoria. No procederá la asignación del CUCE en las siguientes situaciones: 

a) Si no se hubiesen remitido los requisitos para publicación; 

b) Si la información no hubiera sido remitida dentro de los plazos establecidos; 

c) Si se verificasen errores u omisiones en la información de la solicitud de publicación; 

d) Si la entidad no cuenta con su PAC publicado en el SICOES; 

e) Si se solicita la publicación de una segunda o siguientes convocatorias sin haber registrado la declaratoria desierta de la anterior convocatoria; 

f) Si la entidad incumple con el registro de información en el SICOES. Excepcionalmente, cuando la entidad se vea imposibilitada de efectuar el registro de información en el SICOES, la MAE o el Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa podrá solicitar en forma escrita un plazo perentorio para la regularización de la información pendiente. La autorización de esta solicitud únicamente permitirá la habilitación del sistema, sin embargo, no exime de la responsabilidad por el cumplimiento de los plazos de registro establecidos.

TIPOS DE INFORMACIÓN

Se definen los siguientes tipos de información, para su publicación en el SICOES: 

3.1.1 Información obligatoria Se entiende por información obligatoria a aquella información que debe ser publicada para todos los procesos de contratación conforme las condiciones establecidas en el presente manual (Ej. DBC, Resoluciones de adjudicación, contrato, recepción). Se incluye dentro de este tipo de información al Programa Anual de Contrataciones (PAC).

3.1.2 Información circunstancial Se entiende por información circunstancial a aquella información que debe ser publicada en el SICOES dependiendo de los eventos que se produzcan en el proceso de contratación (Ej. Ampliación, anulación, cancelación, presentación de recursos, etc.) La información circunstancial debe ser registrada obligatoriamente conforme las condiciones establecidas en el presente manual, la misma no debe entenderse como información opcional. 

3.1.3 Información respaldatoria Tanto la información obligatoria como la información circunstancial deben estar sustentadas por documentación respaldatoria (conforme lo definido en el presente manual), misma que deberá ser publicada en formato digital. Excepcionalmente si la entidad no cuenta con los equipos para realizar esta tarea, las Resoluciones podrán ser publicadas en archivo de texto sin consignar las firmas de las autoridades que las emiten, debiendo el contenido corresponder a la Resolución original. Se aceptarán copias fotostáticas o impresas de las Resoluciones, únicamente de las entidades autorizadas para el uso de formularios impresos. 

3.2 PROCEDIMIENTO EN CASO DE ERRORES EN LA INFORMACIÓN PUBLICADA En caso de que la entidad pública advirtiese errores en la información publicada en el SICOES, el RPC, el RPA o el Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa, según corresponda, podrá solicitar la publicación de información aclaratoria y/o rectificatoria conforme las siguientes condiciones: 

3.2.1 Publicación de información aclaratoria. Procederá únicamente sobre aspectos de forma, que no incidan sobre las condiciones del proceso de contratación. No son susceptibles de aclaración las fechas y direcciones fijadas en el cronograma de ejecución del proceso de contratación, el contenido de las especificaciones técnicas o términos de referencia, la forma de adjudicación (total, ítems, lotes, tramos, etc.), el método de selección y adjudicación, el precio referencial, el objeto del contrato, ni ningún otro aspecto que afecte las condiciones inicialmente publicadas para la ejecución del proceso. 

3.2.2 Publicación de información rectificatoria. Procederá únicamente cuando se susciten errores en la información de tipo histórico publicada en el SICOES, entendiéndose por información histórica a aquella de debe ser registrada una vez concluido el acto administrativo que la produce y que no tiene efecto en la continuidad del proceso. La información errónea inicialmente publicada permanecerá publicada en el sistema. No es susceptible de rectificación la información de la convocatoria e inicio del proceso, ampliación de plazo de presentación de propuestas, reanudación de proceso suspendido, notificación de adjudicación, declaratoria desierta ni otra información que determine efectos en el proceso a partir de su publicación en el SICOES. La solicitud de publicación de información aclaratoria o rectificatoria deberá estar debidamente justificada, respaldada por la documentación que corresponda y firmada por el RPC, el RPA o el Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa. Dicha solicitud deberá ser remitida vía correo postal, mensajería u otros medios que habilite el SICOES para el efecto, misma que será publicada en el sistema juntamente con la aclaración o rectificación. Por jerarquía normativa, los procedimientos antes citados no aplican a errores en las resoluciones emitidas por la entidad.

PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL SICOES

La información registrada en el SICOES se constituye en la información oficial que regirá los procesos de contratación, siendo responsabilidad de la entidad el disponer los mecanismos administrativos de control interno, para verificar que la información que se publique corresponda al contenido de los documentos originales autorizados por el RPC o el RPA. En caso de existir diferencias entre estos últimos y los documentos publicados en el SICOES, prevalecerán como oficiales los documentos publicados a través del SICOES. El contenido, la veracidad y oportunidad de la información y los documentos registrados en el SICOES, son de completa responsabilidad de la entidad, RPC/RPA y del funcionario que se consigne como responsable de envío de la información. Una vez publicada la información en el SICOES la misma no podrá ser modificada. Las publicaciones en el SICOES se constituyen en los medios de información oficial de las fechas de realización de los actos públicos.